Aktenvernichtung: Sicher, professionell und kostengünstig
So können Sie Ihre Akten vernichten
In Ihrem Büro stapeln sich die Aktenordner und nehmen wertvollen Platz weg – aber einfach in den Müll werfen sollten Sie Akten mit personenbezogenen oder internen Informationen auf keinen Fall. Denn das wäre nicht nur ein Verstoß gegen die Datenschutzverordnung – bei einem Datenmissbrauch kann für Ihr Unternehmen auch ein erheblicher Schaden entstehen. Lesen Sie jetzt, wie Sie Ihre Akten vernichten können und was Sie bei der Aktenvernichtung beachten sollten!
Warum sollte man Akten vernichten?
Wann können Akten vernichtet werden?
Wann Akten vernichtet werden können, richtet sich maßgeblich nach Art der Unterlagen. Verschiedene Dokumente und Daten unterliegen in Deutschland der Aufbewahrungspflicht. Diese ergibt sich aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht und gilt für Unternehmer und Gewerbetreibende. Grob gesagt gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten all diejenigen, die für steuerrechtliche oder gewerberechtliche Zwecke möglicherweise noch wichtig sein könnten – beispielsweise bei einer Betriebsprüfung oder einer Gewährleistungsklage.
Je nach Art der Dokumente gilt eine 2-jährige, 6-jährige oder 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets zum Jahresende des Jahres, in welchem die letzte Eintragung an dem betreffenden Dokument vorgenommen wurde.
Ein Beispiel: Geschäftsberichte, die im Jahr 2020 erstellt werden, dürfen demnach ab dem 01. Januar 2022 vernichtet werden.
So passiert es natürlich schnell, dass jeweils zum Jahresbeginn bei einer Vielzahl von Unterlagen die Aufbewahrungsfrist abläuft, so dass sie vernichtet werden sollten – ein erheblicher Aufwand für Unternehmen, der oft kaum zu leisten ist.
Aktenvernichtung: Was muss vernichtet werden?
- Personalakten
- Lohnabrechnungen
- Bewerbungsunterlagen
- Arztberichte
- Vertragsunterlagen
- Personalisierte Werbeunterlagen
Betrifft die Aktenvernichtung nur Unternehmen oder auch Privatmenschen?
Unternehmen unterliegen der Pflicht, Akten mit personenbezogenen Daten rechtskonform zu vernichten. Doch auch in privaten Haushalten fallen viele Papiere und Dokumente an, die Sie nicht einfach in den Müll werfen sollten. Zu leicht können in der Kette der städtischen Abfallentsorgung Papiere verloren gehen und so in die falschen Hände fallen. Mit privaten Daten, Kontoauszügen, Steuerunterlagen oder anderer Korrespondenzen können findige Kriminelle viel Schaden anrichten – seien es wirtschaftliche Schäden oder auch Rufschädigungen. Deshalb ist es auch für Privatmenschen sinnvoll, vertrauliche Dokumente professionell und datenschutzgerecht entsorgen zu lassen.
Wie kann ich Akten vernichten?
Kann man einen einfachen Aktenschredder zur Aktenvernichtung verwenden?
Wie ist der Ablauf bei GreenDataProtection Aktenvernichtung?
Was kostet die Aktenvernichtung?
Durch unsere effiziente und wirtschaftliche Arbeitsweise können wir Ihnen ein kostengünstiges Angebot für die Aktenvernichtung anbieten, die genau zu Ihrem Bedarf passt. Die konkreten Preise für die Aktenvernichtung setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Dazu gehört die Anfahrt im Raum Hamburg, der gewählte Sicherheitsbehälter und die Sicherheitsstufe, mit der Ihre Akten vernichtet werden sollen. Sie können wählen, ob Sie eine einmalige Aktenvernichtung oder eine regelmäßige Betreuung durch uns wünschen. Bei der regelmäßigen Betreuung stellen wir die geleerten Behälter wieder bei Ihnen auf und führen die gesammelten Akten turnusmäßig der Entsorgung zu. Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie sich ein unverbindliches Angebot erstellen!
Wie werden elektronische Akten vernichtet?
Welche Vorteile bietet GreenDataProtection bei der Aktenvernichtung?
Entscheiden Sie sich für die Akten-Vernichtung durch ein professionelles Dienstleistungsunternehmen! Bei GreenDataProtection profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
Datenschutzkonforme Aktenvernichtung
Als professionelles und zertifiziertes Entsorgungsunternehmen sind wir an gesetzliche Vorschriften gebunden und gewährleisten die datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Sie erhalten von uns ein Vernichtungszertifikat für ihre Unterlagen.
Fachkundige Beratung
Für eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung müssen Sie jeden Aktenordner einzeln bearbeiten und die jeweiligen Papiere ihren Schutzklassen und Sicherheitsstufen zuordnen. Ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern diesen Aufwand. Bei uns können Sie einfach ganze Aktenordner einreichen – wir übernehmen den Rest für Sie.
Wirtschaftlichkeit
Für die Vernichtung von sensiblen Akten benötigen Sie einen speziellen, sehr teuren Aktenvernichter. Sparen Sie diese Kosten und beauftragen Sie stattdessen GreenDataProtection!
Zeitersparnis
Für eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung müssen Sie jeden Aktenordner einzeln bearbeiten und die jeweiligen Papiere ihren Schutzklassen und Sicherheitsstufen zuordnen. Ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern diesen Aufwand. Bei uns können Sie einfach ganze Aktenordner einreichen – wir übernehmen den Rest für Sie.
Maximale Sicherheit
Bei Rechtsanwälten und Notaren, aber auch Ärzten oder anderen therapeutischen Berufen unterliegen Akten aufgrund des Berufsgeheimnisses besonderer Geheimhaltung. Überlassen Sie die Vernichtung von Akten mit so hoher Sensibilität daher einem professionellen Anbieter wie GreenDataProtection. So haben Sie maximale Sicherheit und können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Ökologischer Umgang mit Ressourcen
Unsere Profession ist die sichere und datenschutzgerechte Aktenvernichtung – doch wir fühlen uns auch der Umwelt verpflichtet. Deshalb wollen wir unseren Beitrag zur Schonung der natürlichen Ressourcen beitragen und lassen aus Ihren Akten hochwertiges Recycling-Büropapier herstellen. So können auch Sie den Umwelt- und Klimaschutz aktiv unterstützen!
Welche Vorteile bietet GreenDataProtection bei der Aktenvernichtung?
Entscheiden Sie sich für die Akten-Vernichtung durch ein professionelles Dienstleistungsunternehmen! Bei GreenDataProtection profitieren Sie von folgenden Vorteilen: