Aktenvernichtung: Sicher, professionell und kostengünstig

So können Sie Ihre Akten vernichten

In Ihrem Büro stapeln sich die Aktenordner und nehmen wertvollen Platz weg – aber einfach in den Müll werfen sollten Sie Akten mit personenbezogenen oder internen Informationen auf keinen Fall. Denn das wäre nicht nur ein Verstoß gegen die Datenschutzverordnung – bei einem Datenmissbrauch kann für Ihr Unternehmen auch ein erheblicher Schaden entstehen. Lesen Sie jetzt, wie Sie Ihre Akten vernichten können und was Sie bei der Aktenvernichtung beachten sollten!​

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Warum sollte man Akten vernichten?

Jedes Unternehmen sammelt im Laufe der Zeit ganze Stapel von Akten an. Entweder werden sie archiviert – und dann kommt es schnell zu Platzproblemen – oder sie landen einfach im Papierkorb. Genau das sollten Unternehmen jedoch vermeiden. In den Unterlagen finden sich meist eine Vielzahl an vertraulichen Daten. Das können personenbezogene Daten sein, die besonderen Datenschutzbestimmungen unterliegen und vor dem Zugriff Unbefugter unbedingt geschützt werden müssen.
 
Es kann sich aber auch um interne Daten handeln, die nicht in falsche Hände gelangen sollten – wie Geschäftsberichte, Steuerbescheide oder Kontoauszüge.
 
In Praxen und medizinischen Einrichtungen fallen Patientenunterlagen und Arztberichte an, die hochsensible Daten beinhalten. Selbst im privaten Bereich werfen Menschen häufig Dokumente in den Abfall, die dort nicht gut aufgehoben sind. Datenmissbrauch kann schwere wirtschaftliche und persönliche Folgen haben. Eine sichere und datenschutzgerechte Aktenvernichtung beugt dem Missbrauch Ihrer Daten vor.

Wann können Akten vernichtet werden?

Wann Akten vernichtet werden können, richtet sich maßgeblich nach Art der Unterlagen. Verschiedene Dokumente und Daten unterliegen in Deutschland der Aufbewahrungspflicht. Diese ergibt sich aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht und gilt für Unternehmer und Gewerbetreibende. Grob gesagt gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten all diejenigen, die für steuerrechtliche oder gewerberechtliche Zwecke möglicherweise noch wichtig sein könnten – beispielsweise bei einer Betriebsprüfung oder einer Gewährleistungsklage.

Je nach Art der Dokumente gilt eine 2-jährige, 6-jährige oder 10-jährige Aufbewahrungsfrist.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets zum Jahresende des Jahres, in welchem die letzte Eintragung an dem betreffenden Dokument vorgenommen wurde.

Ein Beispiel: Geschäftsberichte, die im Jahr 2020 erstellt werden, dürfen demnach ab dem 01. Januar 2022 vernichtet werden.

So passiert es natürlich schnell, dass jeweils zum Jahresbeginn bei einer Vielzahl von Unterlagen die Aufbewahrungsfrist abläuft, so dass sie vernichtet werden sollten – ein erheblicher Aufwand für Unternehmen, der oft kaum zu leisten ist.

Aktenvernichtung: Was muss vernichtet werden?

Alle Akten, die gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz personenbezogene oder sensible Daten beinhalten, müssen datenschutzgerecht vernichtet werden. Sie dürfen also nicht einfach in den Abfall oder gar ins Altpapier geworfen werden, sondern müssen unter Einhaltung aller Datenschutzmaßnahmen vernichtet werden. Das können beispielsweise sein:
  • Personalakten
  • Lohnabrechnungen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Arztberichte
  • Vertragsunterlagen
  • Personalisierte Werbeunterlagen

Betrifft die Aktenvernichtung nur Unternehmen oder auch Privat­menschen?

Unternehmen unterliegen der Pflicht, Akten mit personenbezogenen Daten rechtskonform zu vernichten. Doch auch in privaten Haushalten fallen viele Papiere und Dokumente an, die Sie nicht einfach in den Müll werfen sollten. Zu leicht können in der Kette der städtischen Abfallentsorgung Papiere verloren gehen und so in die falschen Hände fallen. Mit privaten Daten, Kontoauszügen, Steuerunterlagen oder anderer Korrespondenzen können findige Kriminelle viel Schaden anrichten – seien es wirtschaftliche Schäden oder auch Rufschädigungen. Deshalb ist es auch für Privatmenschen sinnvoll, vertrauliche Dokumente professionell und datenschutzgerecht entsorgen zu lassen.

Wie kann ich Akten vernichten?

Werden Akten nicht mehr benötigt, sollten sie vernichtet werden. Unterlagen mit personenbezogenen Daten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz. Damit Ihre aussortierten Akten nicht an Unbefugte geraten können, sollten sie nach der DIN Norm 66399 vernichtet werden. Die DIN 66399 ist eine Norm des Deutschen Institutes für Normierung, die für die Vernichtung von Akten und Datenträgern gilt. Sie klassifiziert Akten nach ihrer Vertraulichkeit und legt Richtlinien für die Vernichtung fest.

Akten und Datenträger werden je nach Art und Inhalt in drei verschiedene Schutzklassen aufgeteilt – von normalen Dokumenten mit allgemeiner Schutzbedürftigkeit bis hin zu streng geheimen Unterlagen mit sehr hohem Schutzbedarf. Jeder Schutzklasse werden angemessene Sicherheitsstufen zugeordnet, die für die Vernichtung der entsprechenden Unterlagen gelten. Die Sicherheitsstufen beschreiben, wie klein die Partikel beziehungsweise Papierstreifen sein dürfen, in welche die Akten zerschreddert werden. Dabei gilt: Je sensibler die Daten sind, desto kleiner müssen auch die Partikel sein.

Dabei umfasst die DIN Norm 66399 nicht nur Papierdokumente, sondern auch alle anderen Datenträger wie Mikrofilme, DVDs, ID-Karten, Festplatten oder USB-Sticks. Auch hier wird genau festgelegt, wie die Datenträger zerstört werden müssen und wie groß die Partikel sein dürfen, in die der Datenträger beim Schreddern zerlegt werden muss.

Zurück zu den Akten: Wenn Sie Ihre Papierdokumente selbst vernichten, müssen Sie die richtige Schutzklasse auswählen und die entsprechende Papierstreifengröße beim Schreddern wählen. Bei modernen Aktenvernichtern lassen sich die DIN 66399-Sicherheitsstufen meist direkt einstellen.

Kann man einen einfachen Aktenschredder zur Aktenvernichtung verwenden?

Grundsätzlich kann man einen einfachen Aktenschredder zur Aktenvernichtung verwenden – sofern man nur wenige Akten zu entsorgen hat und diese nur der untersten Schutzklasse entsprechen. Enthalten die Akten jedoch personenbezogene Daten – wie Personaldaten, Lohnabrechnungen oder Bewerbungsunterlagen – dann unterliegen sie bei der Aktenvernichtung automatisch der Sicherheitsstufe 3, bei besonders sensiblen Daten wie in Patienten- oder Kanzleiakten sogar der Sicherheitsstufe 4. Das ist bei vielen handelsüblichen Aktenschreddern problematisch, da sie nur bis zur Sicherheitsstufe 2 zerkleinern können.

Zum Vergleich: Bei der Sicherheitsstufe 2, die für interne und nicht besonders vertrauliche Papiere gilt, produziert der Aktenschredder Streifen mit maximal 6 mm Breite. Bei Sicherheitsstufe 4, die für geheimzuhaltende Papiere gilt, ist bei der Aktenvernichtung nur noch Partikelschnitt erlaubt. Die Partikel dürfen maximal 2 mm breit und 15 mm lang sein. Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe 2 reichen hier also nicht mehr aus. Beachten Sie dabei auch, dass der gesamte Prozess der Aktenvernichtung datenschutzrechtlich korrekt absolviert werden muss. Bei Verstößen kann es zu empfindlichen Bußgeldern kommen.

Es ist daher empfehlenswert, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen oder eine professionelle Beratung bei einem Spezialisten für Akten- und Datenträgervernichtung einzuholen. Noch einfacher: Lassen Sie die Aktenvernichtung durch einen zuverlässigen und zertifizierten Fachentsorgungsbetrieb wie GreenDataProtection in Hamburg vernichten! So sparen Sie Zeit und Ärger. Insbesondere bei großen Mengen an zu vernichtenden Akten oder bei sensiblen Dokumenten ist ein Dienstleister oft auch die kostengünstigere Lösung.

Wie ist der Ablauf bei GreenDataProtection Akten­vernichtung?

Nehmen Sie einfach per E-Mail, Online-Formular oder Telefon Kontakt mit uns auf und wir erstellen ein individuelles, auf Ihren Bedarf zugeschnittenes Angebot für Sie – natürlich unverbindlich. Entscheiden Sie sich für die Aktenvernichtung durch GreenDataProtection, vereinbaren wir einen Termin, an dem unsere Mitarbeiter zu Ihnen ins Unternehmen kommen und dort unsere Sicherheitsbehälter aufstellen. Die Sicherheitsbehälter führen wir in verschiedenen Größen, so dass auch für Ihren Bedarf der passende dabei ist.

Die Behälter bieten wahlweise Platz für 10-15 Aktenordner, 30-40 Aktenordner oder 45-50 Aktenordner. Alle entsprechen den strengen Anforderungen nach DIN 66399 und sind mit einem Schließsystem ausgestattet. Nun haben Sie ausreichend Zeit, Ihre zur Entsorgung bestimmten Akten im Sicherheitsbehälter zu sammeln. Nach Terminvereinbarung holen wir den Sicherheitsbehälter wieder bei Ihnen ab und lassen die Dokumente den erforderlichen Sicherheitsstufen entsprechend durch unsere Hochleistungs-Schredder vernichten. Unser umfassendes Sicherheitskonzept gewährleistet dabei, dass Ihre Daten auf dem gesamten Bearbeitungsweg niemals in die Hände unautorisierter Dritter geraten können.

Nach erfolgter Aktenvernichtung erhalten Sie zusammen mit der Rechnung ein Vernichtungszertifikat. Es dient als Nachweis darüber, dass Ihre Dokumente datenschutzkonform entsorgt wurden. Da wir ein nachhaltig denkendes Unternehmen sind, lassen wir die Rohstoffe, die aus Ihren vernichteten Akten gewonnen werden, zu hochwertigem Recyclingpapier verarbeiten. Auf Wunsch erhalten Sie ein Nachhaltigkeits-Zertifikat, mit dem Sie in Ihrer Außenkommunikation auf das ökologische Engagement Ihres Unternehmens aufmerksam machen können. Selbstverständlich können Sie auch das aus Ihren vernichteten Akten gewonnene Recyclingpapier bei uns erwerben und so einen großen Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft tun.

Was kostet die Aktenvernichtung?

Durch unsere effiziente und wirtschaftliche Arbeitsweise können wir Ihnen ein kostengünstiges Angebot für die Aktenvernichtung anbieten, die genau zu Ihrem Bedarf passt. Die konkreten Preise für die Aktenvernichtung setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Dazu gehört die Anfahrt im Raum Hamburg, der gewählte Sicherheitsbehälter und die Sicherheitsstufe, mit der Ihre Akten vernichtet werden sollen. Sie können wählen, ob Sie eine einmalige Aktenvernichtung oder eine regelmäßige Betreuung durch uns wünschen. Bei der regelmäßigen Betreuung stellen wir die geleerten Behälter wieder bei Ihnen auf und führen die gesammelten Akten turnusmäßig der Entsorgung zu. Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie sich ein unverbindliches Angebot erstellen!

Wie werden elektronische Akten vernichtet?

Heute gibt es nicht nur Akten in dicken Dokumentenmappen, sondern auch elektronische Datensammlungen. GreenDataProtection erledigt auch die Datenträgervernichtung für Sie – beispielsweise von Disketten, CDs oder Festplatten. Denn was viele nicht wissen: Es reicht nicht aus, die Festplatte zu löschen – die Daten können mit einer entsprechenden Software relativ mühelos wiederhergestellt werden. Die Festplattenvernichtung ist daher die einzig sichere Lösung. Als professionelles Datenträger-Entsorgungsunternehmen vernichten wir Festplatten und andere Datenträger nach DIN 66399 datenschutzkonform durch einen leistungsstarken Industrie-Schredder. Auf diese Weise werden auch elektronische Akten unwiederbringlich zerstört und vor dem Zugriff Unbefugter geschützt.

Welche Vorteile bietet GreenDataProtection bei der Akten­vernichtung?

Entscheiden Sie sich für die Akten-Vernichtung durch ein professionelles Dienstleistungsunternehmen! Bei GreenDataProtection profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Datenschutzkonforme Aktenvernichtung

Als professionelles und zertifiziertes Entsorgungsunternehmen sind wir an gesetzliche Vorschriften gebunden und gewährleisten die datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Sie erhalten von uns ein Vernichtungszertifikat für ihre Unterlagen.

Fachkundige Beratung

Für eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung müssen Sie jeden Aktenordner einzeln bearbeiten und die jeweiligen Papiere ihren Schutzklassen und Sicherheitsstufen zuordnen. Ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern diesen Aufwand. Bei uns können Sie einfach ganze Aktenordner einreichen – wir übernehmen den Rest für Sie.

Wirtschaftlichkeit​

Für die Vernichtung von sensiblen Akten benötigen Sie einen speziellen, sehr teuren Aktenvernichter. Sparen Sie diese Kosten und beauftragen Sie stattdessen GreenDataProtection!

Zeitersparnis

Für eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung müssen Sie jeden Aktenordner einzeln bearbeiten und die jeweiligen Papiere ihren Schutzklassen und Sicherheitsstufen zuordnen. Ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern diesen Aufwand. Bei uns können Sie einfach ganze Aktenordner einreichen – wir übernehmen den Rest für Sie.

Maximale Sicherheit

Bei Rechtsanwälten und Notaren, aber auch Ärzten oder anderen therapeutischen Berufen unterliegen Akten aufgrund des Berufsgeheimnisses besonderer Geheimhaltung. Überlassen Sie die Vernichtung von Akten mit so hoher Sensibilität daher einem professionellen Anbieter wie GreenDataProtection. So haben Sie maximale Sicherheit und können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Ökologischer Umgang mit Ressourcen

Unsere Profession ist die sichere und datenschutzgerechte Aktenvernichtung – doch wir fühlen uns auch der Umwelt verpflichtet. Deshalb wollen wir unseren Beitrag zur Schonung der natürlichen Ressourcen beitragen und lassen aus Ihren Akten hochwertiges Recycling-Büropapier herstellen. So können auch Sie den Umwelt- und Klimaschutz aktiv unterstützen!

Welche Vorteile bietet GreenDataProtection bei der Aktenvernichtung?

Entscheiden Sie sich für die Akten-Vernichtung durch ein professionelles Dienstleistungsunternehmen! Bei GreenDataProtection profitieren Sie von folgenden Vorteilen: