Aufbewahrungsfristen: Das sollten Sie beachten

Wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren müssen

Sind Sie unsicher, wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen? Fragen Sie sich, was Sie 2020 und 2021 entsorgen können? Dann lesen Sie hier alle wichtigen Antworten rund um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – sowie praktische und kostengünstige Lösungen zur datenschutzkonformen Archivierung Ihrer Papiere und digitalen Dokumente!

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Was sind Aufbewahrungs­fristen?

Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen regeln verbindlich, wie lange bestimmte Unterlagen archiviert werden müssen. Von diesen Fristen sind nicht nur Akten aus Papier betroffen, sondern auch digitale Daten.

Warum gibt es Aufbewahrungs­fristen?

Die Transaktionen eines Unternehmens müssen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke nachvollziehbar sein. Deshalb unterliegen Unternehmen mit Buchführungspflicht auch einer Aufbewahrungspflicht. So stehen wichtige Geschäftsunterlagen zur Verfügung, wenn eine Betriebsprüfung ansteht oder wegen einer Gewährleistungspflicht eine Produkthaftung geklärt werden muss. Die rechtlichen Grundlagen für die Aufbewahrungspflicht sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) im Steuerrecht gegeben.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Allgemein gilt: Alles, was für die Besteuerung eines Unternehmens relevant ist, muss auch aufbewahrt werden. Dazu gehören Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Lageberichte, Jahresabschlüsse und auch organisatorische Aufzeichnungen, sofern sie für die Steuer eine Rolle spielen können. Das Handelsrecht fordert, dass Handelsbücher, Geschäftsangebote, Verträge sowie verschickte und empfangene Handelsbriefe archiviert werden müssen.
Es gibt noch einige weitere Dokumente, die aufbewahrt werden müssen: Arbeitgeber sind verpflichtet, Unterlagen zu archivieren, die belegen, dass sie ihren Mitarbeitern den Mindestlohn zahlen. Auch geschäftliche Korrespondenzen mit externen Stellen müssen aufbewahrt werden. Besonders lange Aufbewahrungsfristen gibt es häufig in Arztpraxen und Krankenhäuser, die Patientenakten und Untersuchungsbefunde aufbewahren müssen.

Wann beginnen und enden die Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Jahres, in dem die geschäftliche Transaktion abgeschlossen oder der letzte Eintrag im Dokument getätigt wurde. Für Verträge gilt: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem der im Vertrag geregelte Zeitraum endet. Bei Buchungsbelegen beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Jahres, in dem die Buchung vorgenommen wurde. Bei der Umsetzung der Aufbewahrungsfristen kann es schnell zu Fehlern kommen. Häufig wird nicht bedacht, dass die Aufbewahrungsfrist erst zum Ende des Jahres beziehungsweise Anfang des Folgejahres beginnt.

Kann man Papierdokumente auch digitalisiert aufbewahren?

Verschiedene Dokumente dürfen eingescannt und digital archiviert werden – jedoch gilt, dass die Dateien permanent verfügbar und nicht veränderbar sein dürfen. Das Original in Papierform darf erst vernichtet werden, wenn eine Verfahrensdokumentation über das Einscannen vorgenommen wurde. Dabei muss der Prozess genau festgehalten werden: Wer ist für den Prozess verantwortlich, wie häufig findet die Digitalisierung von Dokumenten im Unternehmen statt, welche Hardware und Software wird genutzt und welche Vorkehrungen zu Datensicherheit und zum Datenschutz werden getroffen? Für die digitale Buchhaltung und das Digitalisieren von Belegen gibt es heute spezielle Software.

Gibt es Ausnahmen für die Auf­bewahrungs­fristen?

Aufbewahrungsfristen verlängern sich, wenn die Unterlagen für ein laufendes handelsrechtliches oder steuerrechtliches Verfahren benötigt werden. Ausnahmen gelten also, wenn die Dokumente im Rahmen einer Betriebsprüfung oder ein Rechtsverfahren eingesehen werden müssen. In diesem Fall dürfen die Unterlagen nicht vernichtet werden, bis das entsprechende Verfahren abgeschlossen ist.

Gesetzliche Aufbewahrungs­fristen: Wie lange sollte man Dokumente aufbewahren?

Je nach Art des Dokumentes beträgt die Aufbewahrungsfrist 2, 6 oder 10 Jahre. Hier einige Beispiele, welche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Papiere gelten und worauf bei ihrer Aufbewahrung zu achten ist.
Sind Angebote und Vertragsunterlagen nicht steuerrelevant, besteht eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Geschäftsangebote müssen Sie nur aufbewahren, wenn das Geschäft zustande gekommen ist. Nicht nur das Angebot, auch die Auftragsbestätigung hat eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Bei Vertragsunterlagen ist der Vertragszeitraum maßgeblich für den Beginn der Aufbewahrungsfrist: Zum Jahresende nach Ablauf des Vertrags startet die 6-jährige Aufbewahrungsfrist.
Da Kontoauszüge und Kreditkartenbelege steuerrechtlich relevant sind, müssen sie 10 Jahre lang archiviert werden. Dabei gilt: Kontoauszüge, die in Papierform zugeschickt werden, müssen auch in Papierform archiviert werden. Erhalten Sie digitale Kontoauszüge von Ihrer Bank, müssen die Auszüge auch als digitale Datei aufbewahrt werden. Ein Ausdruck des digitalen Kontoauszuges gilt als Kopie, nicht als Original.
Für Praxen und Krankenhäuser kann die Aufbewahrungspflicht für Arztberichte und Patientendaten eine eine besondere Herausforderung sein, denn hier gelten branchenbedingt andere Fristen. So muss eine einfache Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein Jahr lang aufbewahrt werden, andere ärztliche Behandlungsunterlagen und Untersuchungsbefunde 10 Jahre. Dabei handelt es sich um gesetzliche Mindestaufbewahrungsfristen. Da ein Patient 30 Jahre lang Ansprüche gegenüber seinem Arzt erheben kann, ist es ratsam, relevante Arztberichte auch 30 Jahre lang zu archivieren. Für Behandlungen mit radioaktiven Stoffen, mit Strahlentherapie, Röntgen oder Blutprodukten gibt es sogar eine 30-jährige Aufbewahrungspflicht. Übrigens: Die Mindestaufbewahrungsfristen gelten auch dann, wenn ein Patient verstorben ist.
Rechnungen und Quittungen sowie Lieferscheine gehören zu den Dokumenten, die Unternehmer 10 Jahre lang aufbewahren müssen. Ist der Inhalt eines Lieferscheines auch in der entsprechenden Rechnung ersichtlich, ist der Lieferschein überflüssig und kann entsorgt werden, nachdem die Rechnung verschickt bzw. empfangen wurde.
Handelsbriefe und personalisierte Werbeunterlagen – auch per E-Mail oder Fax erhaltene – müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Gewerbetreibenden und Kaufleuten kann sich innerhalb von 6 Jahren eine ganze Menge an empfangenen oder versendeten Handelsbriefen ansammeln. Es gilt jedoch: Nur wenn die Werbung tatsächlich zum Geschäftsabschluss geführt hat, muss sie aufbewahrt werden.
Alle Dokumente, die steuerlich relevant sein könnten, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt für alle Steuerunterlagen – also Steueranmeldungen, Steuererklärungen, aber auch für Umsatzsteuervoranmeldungen oder Fahrtenbücher.
Jahresabschlüsse, Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Geschäftsbücher müssen 10 Jahre lang archiviert werden. Zu beachten ist dabei, dass die Aufbewahrungsfrist von Geschäftsbüchern und Jahresabschlüssen erst zum Ende des Jahres einsetzt, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Da Jahresabschlüsse in der Regel erst im Folgejahr gemacht werden, beginnt die Aufbewahrungsfrist entsprechend auch erst mit dem Abschluss des Folgejahres.
Buchungsbelege, Rechnungen, Reisekostenabrechnungen – alle Buchhaltungsunterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Sie sind für das Finanzamt wichtig und müssen im Falle einer Betriebsprüfung einsehbar sein. Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern müssen ebenfalls aufbewahrt werden – da sie jedoch die Lohnsteuer betreffen, gilt hier nur eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.
Bei unterschriebenen Dokumenten gilt: Sie müssen im Original aufbewahrt werden. Sie können eine elektronische Kopie anfertigen, diese ersetzt das Original aber nicht. Für unterschriebene Papiere können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten – so sind Bankbürgschaften beispielsweise nach Vertragsablauf noch 10 Jahre aufzubewahren, Darlehensunterlagen noch 6 Jahre, Miet- und Pachtunterlagen noch 10 Jahre. Im Zweifel schadet es nicht, unterschriebene Dokumente vorsichtshalber 10 Jahre lang aufzubewahren.

Aufbewahrungs­fristen: Was kann 2020 vernichtet werden?

Alle Jahre wieder fragen Buchhaltungs-Verantwortliche sich, welche Akten sie aus dem Archiv entfernen dürfen. Deshalb ist auch dieses Jahr die Frage: Welche Unterlagen können laut der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 2020 entsorgt werden?

Im Jahr 2020 können Unterlagen vernichtet werden, deren Aufbewahrungspflicht mit Ablauf des Jahres 2019 geendet ist. Entsprechend handelt es sich dabei um Dokumente, deren Aufbewahrungspflicht mit dem Abschluss des Jahres 2009 begonnen hat.
 
Das können beispielsweise Geschäftsberichte für das Jahr 2008 sein, die im Jahr 2009 erstellt wurden. Auch Aufzeichnungen, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 2009 erfolgt wurden, Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 sowie Inventare, die spätestens am 31. Dezember 2009 aufgestellt sind, können 2020 vernichtet werden.
 
Bilanzen aus dem Jahr 2010 dagegen werden erst im Jahr 2011 erstellt, entsprechend beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2011 und endet mit Ablauf des Jahres 2022. Die Unterlagen dürfen demnach erst am 01. Januar des Jahres 2023 vernichtet werden.
 
Für Geschäftsbriefe, Handelsbriefe und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen gilt nur nur eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Im Jahr 2020 können von diesen Unterlagen entsprechend alle vernichtet werden, die im Jahr 2013 entstanden sind.

Welche Unterlagen können 2021 vernichtet werden?

Im Jahr 2021 können Unterlagen vernichtet werden, die eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist haben und bei denen im Jahr 2010 die letzten Eintragungen erfolgten. Dazu gehören Jahresabschlüsse aus dem Jahr 2009, die 2010 erstellt wurden, sowie Buchungsbelege, Inventare, Lieferscheine, Kontoauszüge und alle für die Steuer wichtigen Unterlagen aus dem Jahr 2010.

Bei den Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist gilt: Im Jahr 2021 können Sie alles entsorgen, bei dem im Jahr 2014 die letzten Änderungen vorgenommen wurden. Das betrifft also Geschäftsbriefe, Handelsbriefe, Mahnungen oder auch Verträge.

Wie müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gilt, dass alle Bestimmungen der DSGVO sowie des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes bei der Aufbewahrung der Unterlagen eingehalten werden müssen. Die Dokumente müssen sicher, aber jederzeit verfügbar und auch für Außenstehende lesbar sein – Kisten mit zerknüllten Belegen sind also passé.

Für digitale Originaldokumente gilt: Sie dürfen nicht ausgedruckt und abgeheftet, sondern müssen in digitaler Form archiviert werden. Der Ausdruck einer digitalen Rechnung oder eines digitalen Kontoauszuges gilt nur als Kopie. Bei der digitalen Archivierung darf das ursprüngliche Dateiformat beibehalten werden. Das digitale Dokument muss unveränderbar, aber jederzeit lesbar sein.

Was passiert, wenn Aufbewahrungs­fristen nicht eingehalten werden?

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht besteht, wenn Sie relevante Unterlagen – absichtlich oder unabsichtlich – vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgen. Auch eine Beschädigung der Dokumente verletzt die Vorschriften der Buchführung. Fällt beispielsweise ein Aktenordner einem Feuchtigkeitsschaden zum Opfer oder geht bei einem Büroumzug verloren, kann dies rechtlich geahndet werden. Dasselbe gilt für Daten in elektronischer Form.
Werden diese versehentlich gelöscht, müssen sie wiederhergestellt werden. Laut Abgabenordnung und im Strafgesetzbuch sind bei Verletzung der Aufbewahrungsfristen, je nach Schwere des Falles, Geldstrafen und sogar Haftstrafen möglich. Vermeiden Sie also Ärger, indem Sie bei der Archivierung auf Nummer sicher gehen! Am besten geht das, indem Sie den Service eines professionellen Dienstleisters wie GreenDataProtection aus Hamburg nutzen.

Warum lohnt sich eine Aktenarchivierung beim Profi?

Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist für Unternehmen oft mit einem erheblichen Aufwand und Platzbedarf verbunden. Lagern Sie Ihre Akten- und Datenarchivierung deshalb am besten aus. Das lohnt sich direkt in mehrfacher Hinsicht:

Sichere Aufbewahrung

Im Alltag eines Unternehmens kann es passieren, dass Akten oder Computerdateien in unbefugte Hände geraten, versehentlich entsorgt oder gelöscht, beschädigt oder schlichtweg verlegt werden. Dokumente in Papierform dürfen nicht feucht werden und schimmeln, sollten aber auch nicht direktem Sonnenlicht ausgesetzt werden. Geben Sie Ihre aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten in die Hände eines professionellen Dienstleisters wie GreenDataProtection, müssen Sie derartige Probleme nicht befürchten.

Übersicht über Fristen

Belasten Sie sich und Ihre Mitarbeiter nicht damit, die Übersicht über die teilweise komplizierten Aufbewahrungsfirsten zu behalten. Die Archivierungssoftware von GreenDataProtection hat die gesetzlichen Fristen jederzeit im Auge und informiert Sie darüber, welche Ihrer Dokumente vernichtet werden können.

Keine Ressourcen binden

Ihre Buchhaltung hat schon genug zu tun – und Ihre IT bedankt sich, wenn Sie neben dem Kerngeschäft noch komplexe elektronische Archivsysteme für die revisionssichere Aufbewahrung von elektronischen Daten, wie beispielsweise CAS-Festplattensysteme, aufbauen soll. Für viele Unternehmen ist es sinnvoller und wirtschaftlicher, die Aktenarchivierung und Datenaufbewahrung auszulagern – statt wertvolle Ressourcen damit zu binden.

Platz schaffen

Wohin mit den Bergen an Aktenordnern? Es geht immerhin um Unterlagen aus bis zu 10 Geschäftsjahren. Die entsprechenden Regale können schnell Ihre Kapazitäten sprengen. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen stoßen hier an ihre Grenzen. Verschwenden Sie keinen Platz und lagern Sie Ihre Archive einfach aus.

Datenschutzkonforme Entsorgung

Die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen – und was nun? Unterlagen und Datenträger mit personenbezogenen Daten müssen Sie datenschutzkonform entsorgen und auch vertrauliche Geschäftsunterlagen können nicht einfach in den Papierabfall oder Elektroschrott gegeben werden. Beauftragen Sie GreenDataProtection mit der Archivierung Ihrer Dokumente, werden die Unterlagen nach Ablauf der Fristen datenschutzkonform und sicher entsorgt.

Welche Vorteile habe ich bei Green­Data­Protection?

Befreien Sie sich von Ballast und beauftragen Sie GreenDataProtection mit der Archivierung Ihrer Unterlagen! Unser professioneller Service ist kosteneffizient, rechtssicher und zuverlässig. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

Moderne Lagerflächen

Verschwenden Sie nicht länger wertvollen Büroraum als Aktenlager – in unserer Aktenarchivierung in Hamburg archivieren wir Ihre Unterlagen in unserem EDV-gestützten Hochregallager.

Jederzeit Zugriff

Dank unserer hochmodernen Codierungstechnologie geben wir Ihnen einzelne Akten bei Bedarf schnell und kostengünstig heraus – Sie haben jederzeit Zugriff auf alles, was Sie benötigen.

Aktenlagerung und digitale Akten­archivierung

Lassen Sie Ihre Papier-Akten von uns digitalisieren! Wir scannen Ihre Papierunterlagen mit unseren Hochleistungsscannern und vernichten alle Papierakten datenschutzkonform nach ISO/IEC 21964. Durch unsere effiziente Online-Verwaltung haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Unterlagen und die Aufbewahrungsfristen perfekt im Blick.

Ökologische Lösungen

Auf Wunsch vernichten wir Ihre Papierdokumente nach der Digitalisierung oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Dabei liegt uns neben der rechtssicheren Umsetzung auch der Umweltschutz am Herzen. So wird aus Ihren Unterlagen hochwertiges Recylingpapier – das Sie auf Wunsch auch in Ihrer Firma einsetzen können!